POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

SINTIA Sp. z o.o.
Zagórki 8, Hala 5.5
77-300 Człuchów
NIP: 5552124984

dalej: „SINTIA”, „Spółka” lub „Administrator”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw związanych z ochroną danych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej Spółki.

2. Zakres stosowania

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez SINTIA Sp. z o.o., w szczególności danych:

użytkowników strony internetowej,
osób kontaktujących się ze Spółką telefonicznie, elektronicznie lub za pomocą formularza kontaktowego,
klientów i potencjalnych klientów,
kontrahentów i dostawców,
przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych klientów oraz kontrahentów,
osób kierujących zapytania ofertowe,
kandydatów do pracy – jeżeli Spółka prowadzi rekrutację,
osób pozostających ze Spółką w innych relacjach biznesowych lub organizacyjnych.

3. Jakie dane możemy przetwarzać?

W zależności od charakteru kontaktu SINTIA może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
nazwę firmy lub organizacji,
stanowisko lub pełnioną funkcję,
adres poczty elektronicznej,
numer telefonu,
adres korespondencyjny,
NIP oraz inne dane dotyczące działalności gospodarczej,
informacje przekazane w zapytaniu, korespondencji lub formularzu,
dane związane z zawarciem i realizacją umowy,
dane niezbędne do wystawiania dokumentów księgowych,
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce oraz logach systemowych,
inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

Obsługa zapytań i kontakt z użytkownikami
Dane przekazane poprzez pocztę elektroniczną, telefon, formularz kontaktowy lub w inny sposób mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia dalszej komunikacji.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przygotowanie oferty oraz działania przed zawarciem umowy
Jeżeli kontakt dotyczy zapytania ofertowego, negocjacji, przygotowania projektu lub przyszłej współpracy, dane mogą być przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – albo na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, odpowiednio do sytuacji.

Zawarcie i realizacja umów
Dane klientów, kontrahentów i innych osób mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do zawarcia oraz wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku osób reprezentujących kontrahentów lub wyznaczonych do kontaktu podstawą może być prawnie uzasadniony interes Administratora związany z prawidłową realizacją współpracy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Realizacja obowiązków prawnych
Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przechowywane i przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing własnych produktów i usług
W przypadkach dopuszczonych przepisami dane mogą być wykorzystywane w celu prezentowania informacji dotyczących produktów, usług, technologii oraz działalności SINTIA. W przypadku gdy przepisy wymagają zgody na określony kanał komunikacji marketingowej, komunikacja będzie prowadzona po spełnieniu odpowiednich wymogów prawnych.

5. Formularze kontaktowe i poczta elektroniczna

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z SINTIA za pomocą formularza internetowego lub poczty elektronicznej, przekazane przez niego dane będą wykorzystywane przede wszystkim w celu obsługi wiadomości.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie oferty.

Prosimy o nieprzekazywanie za pośrednictwem formularzy i zwykłej poczty elektronicznej danych szczególnych kategorii, jeżeli nie jest to konieczne.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym SINTIA w prowadzeniu działalności, jeżeli jest to niezbędne, w szczególności:

dostawcom usług informatycznych,
dostawcom hostingu i infrastruktury internetowej,
dostawcom poczty elektronicznej,
podmiotom świadczącym usługi serwisowe,
dostawcom oprogramowania,
firmom księgowym, prawnym i doradczym,
firmom kurierskim i transportowym,
bankom i operatorom płatności,
podwykonawcom i partnerom uczestniczącym w realizacji określonego projektu – w zakresie niezbędnym do jego wykonania,
organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą przetwarzać je wyłącznie w zakresie wynikającym z odpowiednich umów i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały pozyskane.

W szczególności:

dane związane z korespondencją – przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz przez okres uzasadniony możliwością dalszego kontaktu lub powstania roszczeń,
dane związane z ofertami i negocjacjami – przez czas prowadzenia rozmów oraz odpowiedni okres po ich zakończeniu,
dane związane z umowami – przez okres realizacji umowy oraz przez okres wynikający z obowiązków prawnych i terminów przedawnienia roszczeń,
dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa,
dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO – prawa do:

dostępu do swoich danych,
otrzymania kopii danych,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem.

9. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem przez Administratora z określonych usług informatycznych, chmurowych lub analitycznych może w niektórych przypadkach dochodzić do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli takie przekazywanie występuje, Administrator stosuje wymagane prawem mechanizmy zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych, zgodnie z przepisami RODO.

11. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Co do zasady SINTIA nie podejmuje wobec użytkowników strony decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli zakres stosowanych technologii ulegnie zmianie, odpowiednia informacja zostanie uwzględniona w niniejszej Polityce.

12. Pliki cookies i technologie internetowe

Strona internetowa SINTIA może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania.

W zależności od konfiguracji strony mogą być również stosowane technologie służące do:

analizy sposobu korzystania ze strony,
tworzenia statystyk,
zapamiętywania ustawień użytkownika,
zapewnienia bezpieczeństwa,
integracji z usługami zewnętrznymi.

Jeżeli określone pliki cookies lub podobne technologie wymagają zgody użytkownika, będą one wykorzystywane po jej uzyskaniu za pomocą odpowiedniego mechanizmu zarządzania zgodami.

Użytkownik powinien mieć możliwość zmiany lub wycofania swojej zgody zgodnie z mechanizmem zastosowanym na stronie.

13. Bezpieczeństwo danych

SINTIA stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Środki bezpieczeństwa są dobierane z uwzględnieniem charakteru przetwarzanych danych, zakresu działalności oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

14. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

W określonych przypadkach przekazanie niektórych danych może być jednak konieczne do:

udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
przygotowania oferty,
zawarcia umowy,
realizacji zamówienia,
wystawienia faktury,
realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Brak wymaganych danych może uniemożliwić realizację określonej czynności.

15. Dane pozyskane z innych źródeł

W ramach działalności B2B SINTIA może otrzymywać dane osób reprezentujących klientów, dostawców, partnerów i kontrahentów również z innych źródeł, w szczególności od podmiotu, który dana osoba reprezentuje, z publicznie dostępnych rejestrów lub z publicznie dostępnych źródeł związanych z działalnością zawodową.

W takich przypadkach przetwarzane mogą być przede wszystkim dane identyfikacyjne, służbowe i kontaktowe, w zakresie niezbędnym do nawiązania lub prowadzenia współpracy.

16. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, technologii stosowanych na stronie internetowej, zakresu działalności SINTIA lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej SINTIA.

SINTIA Sp. z o.o.
Zagórki 8, Hala 5.5
77-300 Człuchów
NIP: 5552124984

Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026 r.